Cómo calcular el ROI de una automatización sin engañarte

Paso 1: mide el coste actual del proceso

• ·Volumen mensual de ejecuciones del proceso.
• ·Tiempo medio por ejecución, medido, no estimado de memoria.
• ·Coste hora cargado de la persona que lo ejecuta (salario bruto + seguridad social + estructura).
• ·Coste de los errores: retrabajo, incidencias, penalizaciones o clientes perdidos.

Paso 2: calcula el coste total de propiedad, no solo el precio

El error más repetido es comparar el ahorro anual contra el precio de implantación. El coste real incluye lo que hay que pagar cada mes para que el sistema siga funcionando bien.

• ·Implantación (una vez).
• ·Licencias, consumo de modelo y APIs (mensual).
• ·Mantenimiento y ajustes (mensual).
• ·Tiempo interno de supervisión y validación (mensual, y casi siempre olvidado).
• ·Coste de los casos que siguen siendo manuales.

Paso 3: aplica una tasa de automatización realista

Ningún proceso se automatiza al 100 %. Si el sistema resuelve el 70 % de los casos, el ahorro se calcula sobre ese 70 %, y el 30 % restante suele ser el más caro por unidad porque son las excepciones.

Fórmula mínima

• ·Ahorro mensual = volumen × tasa de automatización × tiempo unitario × coste hora.
• ·Coste mensual = licencias + consumo + mantenimiento + supervisión interna.
• ·Payback (meses) = implantación ÷ (ahorro mensual − coste mensual).
• ·Si el denominador es negativo, no hay retorno: el proyecto se sostiene por calidad o capacidad, no por ahorro. Es una decisión legítima, pero conviene decirlo en voz alta.

Trampas que inflan el resultado

• ·Contar como ahorro horas que no se reasignan ni se eliminan.
• ·Usar el coste hora sin cargas sociales ni estructura.
• ·Suponer una tasa de automatización del 95 % antes de la primera prueba.
• ·Ignorar el coste de supervisión, que en procesos sensibles puede consumir buena parte del ahorro.
• ·Extrapolar a un año un resultado medido en una semana buena.